海外の顧客を持つと、当然のことながら英語でメールを送る機会が増えてきます。
初めて海外の顧客を担当すると、どうやって英語で自分の伝えたいことを
メールで送れば良いか迷ってしまいますよね。
この記事を書いている私自身、海外営業の仕事を始めたときは
英文表現がわからなさすぎて苦労していました。
仕事をこなしていくうちに、英文メールにも定型表現があり、
覚えてしまえばあまり苦労することなく仕事をすることができることがわかりました。
今回は私の経験をもとに、ビジネス英文メールでよく使う表現を
それぞれ分野別に紹介していきます。
ビジネス英文メールのテンプレート
最初のうちはテンプレートを真似しつつ、あえて自分でタイピングすることで表現を覚えられます。
ぜひ、これから紹介する英文テンプレートを活用してみてださいね。
メールの構成は、以下のように形が決まっているので、覚えておくと、スムーズに書けて役に立ちます。
- 件名
- 宛名
- 本文（挨拶・自己紹介）
- 本文（お礼）
- メールの締めくくり
- 敬具（結びの言葉）
それでは1つずつ詳しく解説していきますね！
件名のテンプレート
メールの要件をわかりやすく伝えるために件名を書く必要があります。
“Appointment”や”Payment”など、
ただ漠然とした件名は、スパムメールのような怪しい感じがします。
“Payment of Order No.111″など、パッと見て内容が分かるくらいの明確さにしましょう。
以下の件名はよく使われる英文なので、ぜひ参考にしてください。
[aside]・Introduction
初めまして
・Introduction-Taro Yamada in sales
初めまして 営業部のタロウヤマダです
・An introduction by Taro Yamada
タロウヤマダからの紹介です
・Request for Product Documents
製品資料の要求
・Urgent Request
緊急のお願い
・Schedule Confirmation
スケジュールの確認
・Deadline for Project
プロジェクトの締め切り
・Invitation ~
招待
・Information regarding product
商品に関する情報
・Order ~
注文[/aside]
宛名のテンプレート
英文メールでも文章の最初に必ず相手の宛名が必要です。
Salutation(頭語/敬辞)は、メールの最初の呼びかけのことで、
日本語のメールの「前略/拝啓」にあたります。
ここからは宛名のテンプレートを紹介します。
ポイントとして初めての方には、
フォーマルな呼びかけ「Dear+Mr./Ms.名字」を使います。
そして、だんだん取引先と親しくなればHi,Jane（名前）などカジュアルな方向へ移行しましょう。
[aside]・Dear Mr./Ms.
○○様
男性には「Mr」、女性には「Ms.」を使います。相手が既婚女性の場合はMrs/Missを使います。[/aside] [aside]
・Dear (ファーストネーム)
〇〇様
相手の性別がわからない場合はMr./Ms.を使用せずにフルネームで使います。[/aside] [aside]
・dear Professor/Dr.
〇〇教授/博士
教授や医者などの敬称がある人に対して使用します。
他にもHR manager Hiring managerなど役職名や部署名があれば同様に使用することが可能です。[/aside] [aside]
・To whom it may concern
担当者各位
担当者の名前がわからない場合に使用します。
英文メールでは割と自分の名前を名乗らずに問い合わせをしてくる場合もあるので、
上記の表現を使用します。[/aside] [aside]
・Ladies and Gentleman
先方全体宛(フォーマル)
フォーマルに全体へ連絡をするときに使用します。
法人宛てに全体へ連絡するときに割と使います。[/aside] [aside]
・Dear Customer
お客様各位
顧客向けに案内をするときに使用する宛名です。
[/aside] [aside]・Dear Stockholder
株主各位
株主宛にメールを送るときに使用します。[/aside] [aside]
・Dear Sir or Madam
ご担当者様
担当者がわからないときに使用します。
To whom it may concernよりも特定の人物を指して使用します。
また、男性か女性かわからない場合はSir or Madamと表現したほうが良いでしょう。[/aside] [aside]
•Dear Sirs
ご担当者様
担当者が2,3人程度のときに、担当者がわからないか宛先をまとめたいときに使用します。
担当者をそれぞれ描くのが面倒なときに割と使います。[/aside] [aside]
・hello 〇〇 san
こんにちは、〇〇さん
割とカジュアルな表現ですが、ビジネスシーンで出てくる表現です。
親しい間柄であれば、上記のような表現を使うことがあります。
相手が特定できない場合の宛名で、
“To whom it may concern,”や”Dear Sir/Madam,”がありますが、
会社名や部署名で送ったほうがよりメールを読んで貰えます。
１２３会社ご担当者様
Dear Sales Manager at 123 Company,１２３会社、営業マネージャー様
Dear Customer Service,カスタマーサービスご担当者様
[/aside]挨拶・自己紹介のテンプレート
ビジネスシーンでは最初の掴みとして挨拶をすることが大切です。
日本でも初めてメールをする相手に自分は何者なのかを
きちんと伝えなくてはいけないのと同じように
英文でも自分は何者なのかを伝える必要があります。
ここからは挨拶と自己紹介でよく使う表現について紹介します。
[aside]・I hope this email finds you well.
お元気でお過ごしのことと思います。
直訳すると「このメールが、あなたが元気でわかるといいなと思います。」です。
カジュアル・フォーマルどちらでも使える便利な表現です。
・I hope you had a wonderful holiday.
良い休暇を過ごされたことを願います。
日本語にするとぎこちない文章ですが、
相手が長い休暇から帰ってきたときに使う英語の定番表現です。
相手への気遣いが感じられる好印象な文章です。[/aside] [aside]
・Nice to meet you.
初めまして
シンプルな表現で一番使う表現です。
簡単な一文ですが、初めて会う人や初めてメールを送る相手に必ず入れたい一文です。[/aside] [aside]
・Thank you for prompt reply.
素早い返事をありがとうございます。
メールの返信に使える一文です。
メールをしている相手から早く返信をもらえたときに使えます。[/aside] [aside]
・Thank you for showing interest in our service.
弊社サービスに興味を持っていただいてありがとうございます。
自社のサービスに対して問い合わせをもらったときに使う表現です。
見積もり依頼や注文に対して使うことが多いです。[/aside] [aside]
・I am sorry for not writing you soon.
すぐにメールをしなくてすみません
・I am sorry for my late reply.
返信が遅くなり申し訳ございません
メールの返信が遅くなったときに使える表現です。
休暇から戻ってきたときに割とよく使える表現です。[/aside] [aside]
・My name is Taro Yamada from 〇〇 Corp.
私の名前は〇〇会社のタロウヤマダです。
基本的な挨拶の一文です。
ビジネスの場面でも挨拶の場面で使える万能な表現です。[/aside] [aside]
・I am Taro Yamada, colleague of Hanako Tanaka.
私はハナコタナカの同僚のタロウヤマダです。
初めて連絡をする相手に自分は何者なのかを伝えるときに使える一文です。
社内で紹介してもらったときに上記の文章を送ると、どこの繋がりで連絡がきたのかわかります。[/aside] [aside]
・I am writing to ask for your assistance.
ご協力いただきたいことがあってご連絡しました。
自分の名前を相手に名乗った後に使える文章です。
要件を相手にすぐに伝えることがビジネスシーンでは求められてくるので、
ぜひ覚えておきましょう。[/aside]
お礼のテンプレート
ビジネスの場面ではお礼を相手に伝えることは非常に多いです。
ここではビジネスシーンでよく使うお礼の英文テンプレートを紹介します。
[aside]・Thank you very much for inquiring.
お問い合わせいただきありがとうございます。
・We appreciate your mail today.
メールをありがとうございます。
・We are grateful to have received your order.
ご注文ありがとうございます。[/aside]
自社へ問い合わせをいただいたときに使える一文です。
顧客からの問い合わせに対する応答に使いやすい一文なので、覚えておくと便利でしょう。
[aside]・I am grateful for your understanding.
ご理解に感謝いたします。
・I am grateful for your guidance.
ご指導ありがとうございます。[/aside]
丁寧に感謝する気持ちを伝えるときに「grateful」が使いやすいです。
ぜひ、覚えておきましょう。
[aside]・Thank you for your prompt reply.
迅速な返信ありがとうございます。
・I appreciate your quick response.
迅速な返信に感謝いたします。
・I am grateful for your response.
ご対応ありがとうございます。[/aside]
先方からのメールに対して「お返事ありがとうございます。」と伝える一文です。
ビジネスシーンではよく使う文章なので、ぜひ覚えましょう。
[aside]・I appreciate very much for your kindness.
あなたの優しさに感謝します。
・We appreciate your advice.
ご指導ありがとうございます。
[/aside]何かをしてもらったときに使う英文です。
先方に依頼をして、完了したときに使うと相手も嬉しいことでしょう。
文末の一言
ビジネス英文メールでは英文レターの末尾に締めの一言を入れます。ここからはよく使う締めの一文を紹介します。
[aside]・I look forward to hearing from you soon.
ご連絡をお待ちしております。
・I appreciate your input on this matter.
貴重なご意見をありがとうございます。
・Thank you for your understanding.
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
・If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
ご質問などがございましたら、遠慮なくお問い合わせください。
・I await your reply with interest.
ご連絡を心よりお待ち申し上げます。
・It has been a pleasure doing business with you.
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。
・Thank you for the recommendation, and I will keep you updated on my status.
ご推薦をいただき、ありがとうございます。進展がありましたら、その都度お伝えいたします。
・Thank you for your consideration.
ご検討いただけますと幸いです。
・Please let me know if I can be of any more assistance.
何かお役に立てることがありましたら、いつでもご連絡ください。
・It has been a pleasure doing business with you.
今後とも変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。[/aside]
結びの言葉
英文メールではメールの末尾に結びの言葉を使います。
フォーマルなビジネスシーンであればなおのことよく使います。
ここからはビジネス英文メールの結びの言葉について紹介します。
[aside]・Respectfully
・Yours sincerely
・Yours respectfully
・Yours faithfully
・Faithfully
・Sincerely
・Best regards
・Thank you
・With appreciation
・With gratitude
[/aside]まとめ
今回の記事ではビジネス英文メールで使えるテンプレートを6つの項目に分けて紹介しました。
海外顧客を持ち始めたばかりの方や、英文でメールを初めて送る人からすると、
ハードルは高いですよね。
私自身、英文テンプレートを使ってみてからはメールの処理速度が上がっただけでなく、
その後の電話応対でもスムーズに顧客とコミュニケーションを取ることができるようになりました。
ぜひ、今回紹介したテンプレートを活用して英文メールに挑戦してみてください。
